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5 – Vos responsabilités, vos obligations

Organiser un événement est aussi une question de responsabilité vis à vis du public.

Des obligations et règles cadrent certains aspects comme la sécurité, les effectifs, l’hygiène, la présence d’alcool.

Afin de vous aider dans votre démarche, voici rassembler en un chapitre les aspects essentiels et cadres référentiels nationaux.

Nous vous rappelons que l’organisateur est toujours responsable de la manifestation qu’il réalise. Il doit donc mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour la sécurité du public.

Le Code réglementaire des manifestations soumises à autorisation

Pour toutes les manifestations accueillant du public, le Maire est l’autorité titulaire du pouvoir de police ; à ce titre, il doit veiller à l’ordre, à la sûreté, à la sécurité et à la salubrité publiques, ceci en application du Code Général des Collectivités Territoriales CGCT (ref. l’article 2212-2 du CGCT – Consultez l’article 2212-2 du CGCT °

Il en découle une obligation de surveillance générale et un devoir de vérification des mesures de sécurité tant pour les participants que pour les tiers.

Pour remplir cette double mission, le Maire doit pouvoir apprécier les dispositifs envisagés par les organisateurs pour la sécurité des participants et l’environnement de la manifestation qu’elle ait lieu en site fermé ou sur le domaine public.

Les textes de référence :
– Code Général des Collectivités Territoriales ( articles L2211 ; L2212 et suivants ) : relatif au pouvoir de police du maire
– Décret n° 97.646 du 31 mai 1997 et circulaire NOR/INT/D/97.00141C du 25 août 1997 : relatifs à la mise en place de service d’ordre par les organisateurs de manifestations sportives, récréatives, culturelles à but lucratif.

IMPORTANT ! La Ville de Bergerac décline toute responsabilité quant aux risques financiers encourus par l’organisateur ; elle ne saurait être solidaire des éventuels déficits liés à la manifestation.

⇒ Obligation de déclaration

Tout projet de manifestation doit être formulé par lettre adressée à Monsieur le Maire.

Attention : un délai de 3 mois à 1 an est requis suivant la nature de la manifestation (voir règlement des salles ou procédure des grands rassemblements).

Cette déclaration permet aux services municipaux compétents :

  • de donner un avis technique destiné à prévenir les risques d’accidents ou d’incidents liés aux sites,
  • de conseiller sur l’organisation interne,
  • de préciser les accès pour les secours et l’évacuation des lieux,
  • d’imposer éventuellement un service d’ordre ou le renforcement de celui-ci.

⇒ Obligations du partenaire (association)

L’association est tenue de valoriser son partenaire, la Ville de Bergerac, dans son plan de communication :

  • lorsque le plan de communication d’une manifestation comporte de l’édition (photo ou impression), la 1ère ligne du document doit obligatoirement comporter le logo de la Ville de Bergerac et la mention « Ville de Bergerac » ;
  • une transmission des maquettes des supports de communication doit être transmis à l’élu référent qui délivrera « un bon à tirer » ;
  • s’engage à mentionner systématiquement le soutien de la Ville de Bergerac sur tous les supports utilisés pour sa promotion personnelle ainsi qu’à l’occasion de ses rencontres avec les médias
  • s’engage à inviter la Ville de Bergerac à participer à un « point presse » le cas échéant ;
  • s’engage à favoriser d’une manière générale les initiatives mettant en valeur la participation de la Commune à cette manifestation;
  • s’engage à indiquer à l’élu référent les horaires des moments importants de la manifestation (vin d’honneur, remise de récompenses, etc …).

Une obligation de formation en matière d’hygiène alimentaire est désormais imposée aux établissements ou structure proposant de la restauration commerciale.

Consulter la fiche « Instruction technique » publiée par la Direction générale de l’alimentation.

DGAL-Instruction technique hygiene alimentaire 2017

A NOTER : Une association munie d’une autorisation de buvette temporaire est assimilée à un débitant de boissons. Dès lors, la responsabilité de l’association est engagée s’il est servi à boire jusqu’à l’ivresse ou à des personnes ivres.

> Les débits de boisson temporaires ne peuvent vendre que des boissons de 1ère et 2ème catégorie

> Pour les licences de 2ème catégorie, une demande d’autorisation est obligatoire.
Le nombre est limité à 5 autorisations par an.

Licence de 1ère catégorie : boisson non alcoolisée *

  • eau minérale et gazéifiée;
  • jus de fruits ou de légumes ne présentant pas de trace d’alcool supérieur à 1,2 degré;
  • limonade, sirop, infusion, soda, lait, café, thé, etc.

Licence 2ème catégorie : boisson fermentée non distillée*

  • vin, bière, cidre, poiré, hydromel
  • vin doux naturel bénéficiant du régime fiscal des vins
  • crème de cassis
  • jus de fruits ou de légumes fermenté comportant de 1,2 à 3 degrés d’alcool.

Important : L’association munie d’une autorisation temporaire de débit de boissons est assimilée à un débitant de boissons. Dès lors, sa responsabilité est engagée s’il est servi à boire jusqu’à l’ivresse ou à des personnes ivres.

* source : Legifrance – Code de la santé publique – Titre III – Débits de boissons

⇒ Obligation à propos de la diffusion de musique

L’utilisation d’oeuvres musicales est soumise à des droits d’auteurs. Des autorisations sont à demander auprès de la SACEM.

Consultez le site  www.sacem.fr

⇒ Manifestation grand public : de 1500 personnes, à 5000 et plus (hors manifestations sportives).

Une manifestation, un rassemblement à but ou non lucratif qui regroupe plus de 1500 personnes simultanément est qualifié de grande manifestation.
Une grande manifestation doit être déclarée au moins 3 mois avant au Préfet avec transmission par la mairie d’un dossier de sécurité constitué par l’organisateur.

Guide l’Organisateur > VAE-Guide2016-d-organisation-des-grandes-manifestations
Ce guide rappelle les obligations du maire et de l’organisateur, fournit un formulaire à remplir définissant la manifestation et l’organisation de la sécurité ainsi que la liste des documents devant composer le dossier. Il contient également des fiches récapitulatives sur la réglementation.

⇒ Je me préoccupe de tous les publics

Un organisateur de manifestation doit se préoccuper du confort, de l’accès des personnes porteuses d’handicap.

Il s’agit ici :

  • de faciliter les déplacements pour les personnes à mobilité réduite Accessibilité – dispositions
  • de choisir des couleurs pour faciliter la lecture des affiches pour les déficients visuels,
  • de penser à l’acoustique lors de la sonorisation de la manifestation pour ceux qui ont une déficience auditive.

Des associations peuvent vous conseiller :

  • Association des Paralysées de France – Périgueux- 05 53 53 13 25 – dd.24@apf.asso.fr
  • L’ APAMH – Aide Plurielle Autour de la Maladie et du Handicap – Périgueux – 05 53 02 67 31 > Sur le Bergeracois : déplacements des personnes handicapées avec le BAB – Bus Adapté du Bergeracois – 06 24 63 77 62
  • L’association Valentin Haüy Association « Pour le bien des aveugles » – 05.53.35.08.32 ou 06.81.50.54.24 – comite.perigueux@avh.asso.fr
  • L’association S.E.M. 24/47 – Sourds Entendants Malentendants de la Dordogne et du Lot et Garonne – http://www.sem24-47.com/

⇒ Je suis organisateur Eco-responsable

  • SMD3 – Syndicat Mixte Des Déchets de la Dordogne

Le SMD3 met gratuitement à disposition des gobelets réutilisables pour les manifestations festives, sportives et culturelles en Dordogne.

Se renseigner : Les bons plans du SMD3

  • La Ligue de l’Enseignement & le Développement durable – un partenaire Ville

En cohérence avec la démarche de développement durable, les associations en tant qu’acteurs de la vie de la cité se doivent aussi de participer à la démarche.

Consulter les conseils et propositions de la Ligue en matière de Développement durable 

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